A transformação não foi apenas estrutural, mas conceitual e filosófica.
Aperfeiçoar a Auditoria foi um compromisso do Conselho de Administração. E logo no início da gestão a consultoria especializada do Dr. Cláudio Andraos foi contratada para fazer um diagnóstico situacional e, reorganizar os processos e procedimentos técnicos. Era um investimento necessário para que a nossa operadora se tornasse mais competitiva no mercado, além é claro, de se comunicar melhor com os cooperados.
A primeira intervenção foi a migração da Auditoria para a Gerência de Operações. Para aprimorar a infraestrutura foram feitos investimentos em hardware, na qualidade de internet e a individualização de ramais telefônicos com o objetivo de facilitar o acesso ao departamento. A integração com o departamento de tecnologia permitiu usar a inovação a nosso favor. Também foram feitas alterações na parametrização, que se tornou dinâmica e contínua, permitindo assim a utilização adequada dos procedimentos, reduzindo solicitações indevidas, como por exemplo, os casos de duplicidade e falta de indicação. Os ajustes nas regras do Datasys diminuíram de imediato a quantidade de guias em auditoria, auditorias presenciais e de ligações para o canal direto.
E foram várias outras melhorias a partir do redesenho de procedimentos internos. Fim do processo de reauditoria e da auditoria clínica, novo manual de regulação, o protocolo para solicitação de radiografias, recurso de glosa 100% online, nova tabela de pré-pagamento e nossa grande conquista, a entrega de faturas online com treinamento especial para os cooperados realizado pela equipe de T.I, Auditoria e OQS. Foram 447 protocolos somente na primeira entrega.
Por fim, um extenso trabalho de capacitação foi feito com os colaboradores e auditores. Foram 52 horas de treinamento presencial, além de reuniões virtuais, suporte online, grupo técnico por aplicativo de mensagem e atividades e acompanhamento aos auditores.
Larissa Guimarães, Gerente de Operações e Auditoria da cooperativa, destaca que as mudanças foram estruturais, conceituais e filosóficas. “Foi feita uma virada de chave no sentido não só operacional, mas no sentido de comportamento, no sentido de aprendizado, no sentido de formas de auditagem e técnicas. Com a implantação de novas funcionalidades e adequações do sistema, reduzimos também o tempo operacional dos auditores e do administrativo, melhorando resultados”, afirma. Resultados positivos e com um custo bem menor. O aperfeiçoamento dos processos permitiu reduzir o quadro de pessoal e as despesas operacionais em quase 28%, o que em valores significará mais de R$ 300.000,00 por ano.
A Conselheira de Auditoria, Dra. Regina Ivete dos Santos Arruda de Araújo, responsável pela Auditoria, ressalta também o comprometimento da equipe que trabalha no departamento. “Hoje nossa equipe de auditores é mais alinhada, mais coesa, mais parceira. É um grupo muito comprometido. E a equipe administrativa segue a mesma linha. Todos acreditaram nessas mudanças, e o resultado foi muito melhor que o esperado”.
Essa é a nova auditoria da Uniodonto Goiânia. Uma auditoria de processos automatizados, completamente analítica, que usa a tecnologia para oferecer conforto e praticidade aos cooperados ao mesmo tempo em que mantém sua função de controle.
